Wer eine Geschäftsreise antritt, hat höhere Verpflegungskosten als zu Hause – und daher Anspruch auf eine Verpflegungspauschale. Wir verraten Ihnen,in welchen Fällen Sie Anspruch haben und wovon die Höhe der Pauschale abhängt.
Alle wichtigen Infos haben wir für Sie in diesem Artikel übersichtlich zusammengefasst.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2024?
Ursprünglich sollte sich die Verpflegungspauschale 2024 im Rahmen des Wachstumschancengesetzes inflationsbeding erhöhen, jedoch verweigerte der Bundsrat seine Zustimmung und in der neuen Version des Gesetzes, die der Bundestag im Februar 2024 verabschiedet hat, taucht die geplante Erhöhung nicht mehr auf. Somit bleibt für Reisen im Inland vorerst alles beim Alten: Die kleine Pauschale beträgt weiter 14 Euro, die große bleibt bei 28 Euro. Für Dienstreisen ins Ausland wurden Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für zahlreiche Staaten, Großstädte und Regionen angepasst.
Was ist die Verpflegungspauschale?
Wer dienstlich auf Reisen ist, muss auf die heimische Küche verzichten und hat dadurch in der Regel höhere Kosten, um sich zu verpflegen. Ein Verpflegungsmehraufwand entsteht also dadurch, dass man sich auf einer Dienstreise auswärts mit Essen und Trinken versorgen muss. Um die höheren Kosten zu decken, haben Dienstreisende einen Anspruch auf entsprechende Pauschalbeträge. Die Höhe der Verpflegungspauschale hängt dabei von der Länge der Reise sowie vom Reiseziel ab.
Weitere Reisekostenpauschalen sind Übernachtungs-, Transport- und Reisenebenkosten. Sie sind nicht in der Verpflegungspauschale enthalten.
Verpflegungsmehraufwand 2024 ‒ was ändert sich?
Trotz Inflation und dem ursprünglichen Vorhaben, die Pauschalen anzuheben, ändert sich auch 2024 vorerst nichts an der Verpflegungspauschale für Dienstreisen innerhalb Deutschlands. Immerhin hat jedoch das Bundesministerium für Finanzen zum 01.01.2024 die Pauschalen für zahlreiche Destinationen im Ausland angepasst.
Die Pauschalen für das Ausland ändern sich mitunter jährlich und richten sich nach den tatsächlichen Kosten vor Ort. Spitzenreiter sind Dschibuti sowie die US-Amerikanische Stadt Atlanta, bei denen die Tagespauschale bei 77 Euro liegt. In der Türkei muss man dagegen mit 17 Euro am Tag auskommen. Ausnahmen bilden hier die Städte Izmir und Istanbul, in denen die Pauschale dem höheren Preisniveau dieser Städte angepasst ist.
Wer zahlt die Verpflegungspauschale?
Es gibt zwei Möglichkeiten, sich das Geld für den Verpflegungsmehraufwand zurück zu holen:
1. Wenn er vom Arbeitgeber erstattet wird: Mit der Reisekostenabrechnung
Hier geht es zu unserem Ratgeber: „Reisekostenabrechnung 2024 einfach gemacht“
2. Wenn er nicht vom Arbeitgeber erstattet wird: Über die Werbungskosten in der Steuererklärung (§ 9 Absatz 4a EStG)
Wichtig: Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Kosten für die Verpflegung während der Dienstreise zu übernehmen! Ob er dies tut, sollte man unbedingt vor Antritt der Dienstreise klären.
Wenn der Arbeitgeber die Ausgaben erstattet
Für Arbeitgeber gibt es zwei Möglichkeiten, die Verpflegungskosten während einer Dienstreise zu erstatten – entweder durch die Zahlung einer Pauschale oder anhand einer exakten Abrechnung.
Der Arbeitgeber erstattet Pauschalen:
- es müssen keine Belege eingereicht werden
- der Arbeitnehmer erfasst in der Reisekostenabrechnung alle anfallenden Pauschbeträge
- sind die Pauschalen niedriger als die gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalen, kann die Differenz über die Werbungskosten in der Steuererklärung (Anlage N, Zeilen 67 bis 71) abgesetzt werden
- sind die Pauschalen höher, sind sie nur bis zur Höhe der gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalen steuerfrei, ab dem ersten Cent bis zu 100% darüber fallen Steuern an (z.B. bei der Tagespauschale von 28 Euro innerhalb Deutschlands zahlt man für Pauschalen zwischen 28,01 Euro und 56 Euro auf die Summe über 28 Euro 25% Steuern), bei noch höhere Pauschalen wird jeder zusätzliche Cent wie normaler Lohn besteuert.
Der Arbeitgeber wünscht eine exakte Abrechnung:
- jede Quittung aufheben und in der Reisekostenabrechnung auflisten
- hier können die üblichen Pauschalen überschritten werden
Der Arbeitgeber erstattet die Ausgaben nicht
Der Verpflegungsmehraufwand kann als Werbungskosten in der Steuer geltend gemacht werden:
Fazit: Das zu versteuernde Einkommen wird gemindert und somit fallen weniger Steuern an, jedoch erhalten die meisten auf diesem Wege weitaus weniger zurück als sie ausgegeben haben
Die Rückerstattung erfolgt nur einmal im Jahr über den Lohnsteuerjahresausgleich – selbst wer frühzeitig seine Steuererklärung einreicht, muss also entsprechend lange auf sein Geld warten
So gehts:
• Anlage N, Zeilen 67 bis 71
• abgesetzt werden die Pauschalbeträge, keine einzelnen Quittungen
• ggf. fordert das Finanzamt einen Nachweis, dass der Arbeitgeber keine Verpflegungspauschale zahlt
Verpflegungspauschale 2024 für Geschäftsreisen in Deutschland
Innerhalb Deutschlands gelten zwei unterschiedliche Verpflegungspauschalen für Dienstreisen. Die Pauschalen aus dem vergangenen Jahr behalten auch 2024 weiter ihre Gültigkeit: Die kleine Pauschale beträgt somit 14 Euro, die große Pauschale beträgt 28 Euro.
Die kleine Pauschale erhalten Geschäftsreisende bei einer Dauer des Einsatzes zwischen 8 und 24 Stunden. Bei Geschäftsreisen über 24 Stunden hat man an allen vollen Tagen Anspruch auf die große Pauschale sowie für den An- und Abreisetag auf die kleine Pauschale. Für jeden Kalendertag ist ein Ausgleich des Versorgungsmehraufwands fällig.
| Kleine Pauschale (14 Euro) | Große Pauschale (28 Euro) | |
|---|---|---|
| Dienstreise zwischen 8 und 24 Stunden | √ | X |
| An- und Abreisetag | √ | X |
| Dienstreisen ab 24 Stunden | X | √ |
Wichtig: Wer weniger als 8 Stunden auf Geschäftsreise ist, hat keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, selbst wenn man dienstliche Termine außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte, also dem eigenen Arbeitsplatz, wahrnimmt.
Verpflegungsmehraufwand 2024 für Geschäftsreisen im Ausland
Im Ausland können die Kosten für die Verpflegung von den Kosten in Deutschland teils stark abweichen. Entsprechend der jeweiligen Reiseziele gelten daher zum Teil ganz andere Pauschbeträge als in Deutschland. Auch große Preisunterschiede innerhalb der Länder finden Berücksichtigung. Als Beispiel sei hier China genannt, wo für die große Pauschale abhängig vom Reiseziel zwischen 30 Euro (Peking) und 71 Euro (Hongkong) geltend gemacht werden können.
Das Bundesfinanzministerium listet die gültigen Pauschalen im Dokument „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2024“ im Detail auf. Bei Ländern, die nicht gelistet sind, gilt der Spesensatz für Luxemburg.
Änderungen zum Vorjahr
Für das Jahr 2024 gibt es hier bei einigen Ländern Änderungen im Vergleich zum Vorjahr. Für manche Länder oder einzelne Regionen und Großstädte wurden die Pauschalen gesenkt – dies betrifft beispielsweise Hongkong, wo die Pauschale im vergangenen Jahr noch bei 74 Euro lag und nun auf 71 Euro gesenkt wurde. Bei anderen Zielen wie Kanada dürfen sich Dienstreisende über höhere Pauschalen (im Gegenzug aber auch gestiegene Kosten) freuen.
Wie lange ist der Verpflegungsmehraufwand steuerfrei?
Wenn der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand erstattet, ist diese Erstattung bis zur Höhe der gesetzlich festgelegten Pauschale steuerfrei. Erstattet der Arbeitgeber jedoch Summen jenseits der gesetzlichen Pauschalen, werden Steuern fällig.
Ein Beispiel:
Für eine 9-stündige Geschäftsreise innerhalb Deutschlands ist eine Pauschale in Höhe von 14 Euro vorgesehen.
- Der Arbeitgeber erstattet diese nicht: Die Pauschale kann in der Steuererklärung über die Werbungskosten geltend gemacht werden.
- Der Arbeitgeber erstattet weniger als 14 Euro: Die Erstattung ist steuerfrei, zusätzlich kann der Differenzbetrag über die Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
- Der Arbeitgeber erstattet exakt 14 Euro: Die Erstattung ist steuerfrei.
- Der Arbeitgeber erstattet einen Betrag zwischen 14,01 Euro und 28 Euro: Die ersten 14 Euro sind steuerfrei, alles darüber wird pauschal mit 25% versteuert.
- Der Arbeitgeber erstattet einen Betrag über 28 Euro: Die ersten 14 Euro sind steuerfrei, 14 Euro werden pauschal mit 25% versteuert, alles darüber wird wie normaler Arbeitslohn versteuert.
Wann fällt die Verpflegungspauschale 2024 weg?
In zwei Fällen erhält man trotz Geschäftsreise keine Verpflegungspauschale.
Fall 1: Die Geschäftsreise dauert weniger als 8 Stunden. In diesem Fall hat man keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale.
Fall 2: Die Geschäftsreise dauert länger als drei Monate. Hier kommt die Dreimonatsfrist zum Tragen. Diese besagt, dass bei einem längerfristigen Auslandseinsatz nach Ablauf der ersten drei Monate der steuer- und sozialversicherungsfreie Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen nicht mehr zulässig ist. Bei Unterbrechungen von mindestens vier Wochen (zum Beispiel durch Urlaub oder Krankheit) startet die Frist von vorne. Hierbei gelten immer die tatsächlichen Verhältnisse.
Wann wird die Verpflegungspauschale 2024 gekürzt?
Sobald ein Arbeitnehmer eine der Hauptmahlzeiten gestellt bekommt, zum Beispiel durch ein inkludiertes Frühstück im Hotel oder eine Einladung des Geschäftspartners, wird die Pauschale, auf die er Anspruch hat, um einen entsprechenden Prozentsatz gekürzt.
| Mahlzeit | Prozentsatz, um den die Verpflegungspauschale gekürzt wird |
|---|---|
| Frühstück | 20% |
| Mittagessen | 40% |
| Abendessen | 40% |
Verpflegungspauschale 2024 berechnen – so geht’s
Anhand einiger Beispiele wollen wir uns einmal ansehen, wie die Berechnung der Verpflegungspauschale konkret aussieht. Hierzu lassen wir einen Angestellten innerhalb Deutschlands reisen – seine Pauschale wird durch das inkludierte Frühstück im Hotel gekürzt.
Ein weiterer Angestellter ist in der Schweiz auf Dienstreise und muss aufgrund unterschiedlicher Einsatzorte beachten, dass in Bern eine andere Pauschale gilt als in der restlichen Schweiz.
Und was passiert eigentlich, wenn man sein Ziel am Anreisetag noch gar nicht erreicht?
Beispiel 1: Geschäftsreise innerhalb Deutschlands
Angestellter A hat seine erste Tätigkeitsstätte in München und fährt von Montag bis Donnerstag auf Geschäftsreise zu einem Kunden nach Berlin. Das Frühstück im Hotel ist inklusive.
- Tag 1 (Anreisetag): 14 Euro
- Tag 2 und 3 (24 Stunden Aufenthalt): 28 Euro abzüglich 5,60 Euro (Frühstück) = 22,40 Euro
- Tag 4 (Abreisetag): 14 Euro abzüglich 2,80 Euro (Frühstück) = 11,20 Euro
Beispiel 2: Geschäftsreise außerhalb Deutschlands
Angesteller B hat seine erste Tätigkeitsstätte in Hamburg und ist für vier Tage bei zwei verschiedenen Kunden in der Schweiz, zunächst in Genf, dann in Basel.
- Tag 1 (Anreisetag nach Genf): 44 Euro
- Tag 2 (24 Stunden Aufenthalt): 66 Euro
- Tag 3 (Weiterreise und Kundenbesuch in Basel, für die Berechnung ist der letzte Tätigkeitsort des Tages maßgeblich): 64 Euro
- Tag 4 (Abreisetag aus Basel): 43 Euro
Beispiel 3: Lange Anreise
Angestellter C reist zu einem Kunden nach Kuala Lumpur und muss hierfür in Dubai umsteigen. Für die Höhe der Pauschale ist maßgeblich, welchen Ort er am Anreisetag vor Mitternacht Ortszeit erreicht. In unserem Fall ist dies Dubai, so dass hier die kleine Pauschale von 44 Euro angesetzt werden kann. Sobald er am nächsten Tag Kuala Lumpur erreicht, hat er Anspruch auf die Pauschale für Malaysia.
Für den Abreisetag gilt dagegen nicht, welches Ziel der Angestellte vor Mitternacht erreicht, sondern die Pauschale des letzten Tätigkeitsortes.