Sie waren auf Dienstreise und müssen nun eine Reisekostenabrechnung erstellen, um nicht auf den Kosten sitzen zu bleiben? Sie können die Ausgaben entweder über Ihren Arbeitgeber abrechnen oder bei der Einkommensteuer geltend machen.
Bei all den Details und Regelungen kann einem da schnell mal die Lust vergehen. Dieser Ratgeber hilft Ihnen schnell und unkompliziert durch den Paragrafen-Dschungel. Sie werden sehen, es geht fix. Damit es noch schneller geht, haben wir Ihnen eine Excel-Vorlage „Reisekostenabrechnung“ zum Download bereitgestellt.
Was sind Reisekosten?
Reisekosten sind anfallende Kosten, die entstehen, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter auf Dienstreise geschickt werden. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und die Reisenebenkosten wie Reisegepäckversicherung und Mautgebühren.
Wann liegt eine Geschäftsreise vor?
Unter einer Geschäftsreise versteht man grundsätzlich eine Reise zum Zwecke einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Sie muss im Auftrag Ihres Arbeitgebers erfolgen. Die Voraussetzung für eine Dienstreise ist dann erfüllt, wenn Sie Ihre dauerhafte Arbeitsstelle bis zu maximal 3 Monate verlassen. Dauerhaft heißt, dort wo Sie zwei volle Arbeitstage oder ein Drittel Ihrer Arbeitszeit verbringen.
Auch Lehrpersonen können auf Geschäftsreise gehen, nämlich dann, wenn sie an Exkursionen und Seminaren teilnehmen.
Wer kann eine Reisekostenabrechnung erstellen?
Alle, die auf Geschäftsreise gehen, können eine Reisekostenabrechung erstellen. Das können Sie als Geschäftsführer, als Arbeitnehmer oder als Arbeitgeber sein.
Wer bezahlt die Reisekosten?
In den meisten Fällen zahlt der Arbeitgeber die Reisekosten. Er ist dazu aber nicht verpflichtet! Bezahlt er nicht, können die Ausgaben als Werbungskosten bei den Einnahmen aus nichtselbstständiger Erwerbstätigkeit geltend gemacht werden. Dadurch wird das versteuerte Einkommen gesenkt. Für beide Varianten müssen Sie unbedingt die Rechnungsbelege aufbewahren.
Wann ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich?
Eine Reisekostenabrechnung sollte dann erstellt werden, wenn Sie Ihre Arbeitstätigkeit für eine befristete Zeit an einen anderen Ort verlagern müssen und den damit verbundenen Mehraufwand der Buchhaltung geltend machen wollen. Als Bauarbeiter kann das ein wechselnder Arbeitsort und als Pflegefachperson kann das ein ambulanter Pflegedienst sein.
So sieht eine korrekte Reisekostenabrechnung 2024 aus:
Wichtig: Belege aufbewahren
Auf den Belegen sollten folgende Angaben vorhanden sein:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsträgers
- Kurzbeschreibung der erbrachten Leistung
- Rechnungsdatum
- Liefer- bzw. Leistungsdatum
- Steuernummer des Rechnungsstellers
- Nettobetrag
- Mehrwertsteuersätze
- Mehrwertsteuersumme
Damit Sie Ihr Geld vollumfänglich zurück bekommen, ist es wichtig, die Reise gut zu dokumentieren und alle Belege aufzubewahren.
Diese Kosten sind 2024 in der Reisekostenabrechnung erstattungsfähig
Was wird erstattet:
Was wird nicht erstattet:
Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung 2024
Fahrtkosten können dann eingefordert werden, sofern Sie keinen Dienstwagen für die Reise benutzen. Denn mit dem Dienstwagen bezahlt Ihr Arbeitgeber die Kosten. Benutzen Sie aber Ihren Privatwagen, einen Mietwagen, Flugzeug, Zug, Taxi oder ÖV, können alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Hin- und der Rückfahrt stehen, sowie die Fahrten am Zielort, eingefordert werden. Bei Bahn- oder Flugtickets ist das Zurückfordern der Ausgaben einfach. Denn auf jedem Fahrschein steht ein Preis. Bei der Kostenberechnung mit dem Privatwagen wird es etwas komplizierter.
Autofahrt: Reisekostenabrechnung
Benutzen Sie Ihren Privatwagen, können Sie entweder mit dem Kilometersatz oder der Kilometerpauschale abrechnen.
Kilometerpauschale
Rechnen Sie mit der Kilometerpauschale ab, können Sie 30 Cent pro Kilometer bei Benutzung Ihres Wagens und 20 Cent pro Kilometer bei Benutzung Ihres Motorrades geltend machen. Dabei merken Sie sich die gefahrenen Kilometer vom Ausgangsort zum Zielort. Es dürfen nur die direkten Wege berechnet werden. Die Abrechnung mittels der Kilometerpauschale ist die verbreitetste Methode in der Reisekostenabrechnung, da der Aufwand des Kilometersatzes deutlich höher ist.
Kilometersatz
Die Formel lautet: Jährlich Fahrzeugkosten/ jährliche Kilometeranzahl = Individueller Kilometersatz
Der Kilometersatz wird gerne bei Selbständigen oder Unternehmern verwendet, deren Auto eine Repräsentationsfunktion haben. Diese Autos werden hochwertige Fahrzeuge genannt. Dabei müssen alle jährlich anfallenden Kosten wie Versicherung, Reparatur, Steuer, Miete für Garage etc. addiert und durch die Kilometeranzahl geteilt werden.
Beispielrechnung: Kilometersatz bei hochwertigen Fahrzeugen:
| Kostenart | Jahresbetrag in € |
|---|---|
| Miete für Garage | 1200 |
| Versicherung | 1100 |
| Wartung, Reparatur und Pflege | 1500 |
| Steuer | 800 |
| Benzinkosten | 2100 |
| Abschreibung | 4000 |
| Total | 10700 |
Frau Fischer fährt 28000 km in einem Jahr. Um den Kilometersatz zu ermitteln müssen die jährlich gefahrenen Kilometer durch die Jahreskosten gerechnet werden. 10700 wird durch 28000 geteilt, was 0,38 ist. Somit ergibt sich für Frau Fischer ein individueller Kilometersatz von 38 Cent pro Kilometer mit diesem Fahrzeug.
Öffentliche Verkehrsmittel: Reisekostenabrechnung
Es wird keine Pauschale für regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel wie Bahn, Bus und Flugzeug berechnet. Grundsätzlich bekommen Sie die Kosten der niedrigsten Beförderungsklasse zurückerstattet.
Übernachtungskosten in der Reisekostenabrechnung 2024
Wie werden Übernachtungskosten abgerechnet?
Die Übernachtungskosten werden Ihnen vollumfänglich zurückerstattet. Innerhalb von 48 Monaten können Sie die Kosten unbegrenzt als Werbungskosten oder steuerfrei ersetzt bekommen. Nach 48 Monaten sind
nur noch 1000 Euro steuerfrei abzugsfähig.
Wenn keine oder weniger als 20 Euro Übernachtungskosten im Inland entstanden sind, erhalten Sie eine Pauschale von 20 Euro.
Gut zu wissen:
Alle Ausgaben, die mit dem Übernachten auf Dienstreisen verbunden sind, gehören zu den Übernachtungskosten. Das kann ein Hotel oder die Miete eine Apartments sein.
Unternehmer können nur Übernachtungskosten geltend machen
Als Selbstständiger oder Unternehmer können Sie keine Pauschalbeträge abrechnen. Dafür aber die Übernachtungskosten in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzen. Und diese sind mit 7% vorsteuerabzugsfähig. Nutzen Sie diese Chance!
Ausnahme: Übernachtungskosten
Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen die Unterkunft unentgeltlich zur Verfügung stellt, bekommen Sie dafür keine Übernachtungspauschale. Dasselbe gilt für das Übernachten bei Freunden: Wenn Sie auf Geschäftsreise sind und bei Freunden übernachten, können Sie keine Pauschale geltend machen.
Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung
Weil das Essen auf Dienstreise meist teurer ist, als wenn Sie zuhause essen oder in der Kantine, können Sie diese Mehrkosten über die Verpflegungspauschale geltend machen. Diese Vergütung hängt vom Reiseziel und der Reisedauer ab. Diese Pauschalbeträge veröffentlicht das Bundesamt der Finanzen jedes Jahr neu.
Den Verpflegungsmehraufwand können Sie als Werbungskosten oder Betriebsausgaben in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen.
Reisen Sie innerhalb von Deutschland, gelten folgende Pauschalen:
Kleiner Pauschalbetrag:
- Ab 8 – 24 Stunden Dienstreise:
14 Euro - Tag von Anreise und Abreise:
14 Euro
Großer Pauschalbetrag:
- Ab 24 Stunden Dienstreise:
28 Euro
Kürzung der Pauschale
Die Pauschale wird gekürzt, wenn Sie zum Essen eingeladen werden oder das Frühstück in der Übernachtung im Hotel inbegriffen ist. Die Kürzungen sind wie folgt:
- 20% wird von der Tagespauschale abgezogen für ein Frühstück
- 40% wird von der Tagespauschale abgezogen für Mittag- oder Abendessen
Berechnungsbeispiele Verpflegungsmehraufwand:
Sie reisen für eine Messe von Berlin nach Freiburg. Sie bleiben drei volle Tage in einem Hotel. Frühstück ist nicht inbegriffen. Für den An- und Abreisetag erhalten Sie 14 Euro. Für die drei vollen Tage im Hotel je 28 Euro. Am letzten Abend werden Sie durch das Messe-Catering verköstigt. Die Pauschale reduziert sich für diesen Tag um 40% und Sie erhalten 16,80 Euro. Insgesamt erhalten Sie also 100,80 Euro. Hätte die Messe das Catering nicht organisiert, hätten Sie 112 Euro erhalten.
Sie fahren von Berlin nach Potsdam, um dort an einer Geschäftsbesprechung teilzunehmen. Sie fahren morgens um 10 Uhr los und sind um 17 Uhr wieder zuhause. Sie haben keinen Verpflegungsmehraufwand. Ihre Reise erfüllt nicht die Mindestvoraussetzung, da Sie keine 8 Stunden unterwegs sind. Die Pauschale für den Anreisetag gibt es nur bei mehrtägigen Aufenthalten.
Sonderregelungen für Dienstreisen ab drei Monaten
Dauert Ihre Dienstreise mehr als drei Monate, können Sie die Verpflegungspauschale nicht mehr geltend machen. Das Finanzamt geht in einem solchen Fall nicht mehr von einer Dienstreise aus.
Unterbrechen Sie den Aufenthalt am jeweiligen Ort für mindestens vier Wochen, gilt die Drei-Monats-Frist als unterbrochen. Der Unterbrechungsgrund hat keine Auswirkung. Es werden auch Krankheits- und Urlaubstage berücksichtigt.
Verpflegungsmehraufwand im Ausland
Das Bundesministerium der Finanzen passt die Pauschalbeträge fürs Ausland jährlich immer wieder neu an. Die Pauschalen hängen vom Preisniveau des jeweiligen Landes und der Länge der Dienstreise ab. Auch sind für einige Länder weitere verschiedene Sätze für besonders teure Städte genannt.
Es wird auch hier mit kleinen und großen Pauschalbeträgen gearbeitet:
- Kein Beitrag: Bis zu 8 Std Abwesenheit
- Kleiner Pauschalbetrag: An- und Abreise Tag
- Kleiner Pauschalbetrag: Ab 8 Std Abwesenheit
- Großer Pauschalbetrag: Ab 24 Std Abwesenheit
Reisenebenkosten
Alle zusätzlichen Kosten, welche Sie weder den Kategorien Übernachtung, Fahrtkosten noch Verpflegungskosten zuordnen können, können Sie unter Reisenebenkosten abbuchen.
Dies betrifft üblicherweise:
- Gepäckgebühren: z.B. Transport, Übergepäck durch Arbeitsmaterial oder Taxikosten durch schweres Gepäck
- Telefon- und Postgebühren: dies betrifft hauptsächliche geschäftliche Korrespondenz. Bei langen Geschäftsreisen im Ausland können jedoch auch private Telefongespräche mit der Familie gerechtfertigt sein.
Gut zu wissen:
Nachzahlung bei einer Verpflegungspauschale:
Haben Sie einen Nachweis über Mahlzeiten, die Ihnen kostenlos gegeben werden, kürzt dies die Pauschale um genau den Betrag. Wenn Ihnen Mahlzeiten für mehr als 28 € am Tag geboten werden, müssen Sie allerdings keine Nachzahlungen oder dergleichen fürchten. Die Pauschale kann nicht auf „unter 0 €“ gekürzt werden.
Quittung verloren?
Falls eine Quittung verloren gegangen ist oder es sich um Trinkgeld handelt, können Sie selber einen Eigenbeleg ausfertigen. Diese Eigenbelege können Sie als Unternehmer aber nicht mit der bezahlten Umsatzsteuer an andere Vorunternehmer mit Ihrer eigenen Umsatzsteuer verrechnen. Das heißt, kein Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen.
Reisekostenabrechnung für Reisen ins Ausland
Bei Übernachtungen im Ausland können sowohl die tatsächlichen Kosten als auch der individuelle nationale Pauschbetrag abgesetzt werden. Diese Beträge werden Ihnen lohnsteuerfrei erstattet.
Wie bei Übernachtungen im Inland wird der Gesamtbetrag für das Frühstück um 20% und der für Mittag- und Abendessen um 40% von der großen Pauschale des jeweiligen Landes gekürzt.
Reisenebenkosten von der Steuer absetzen
Sie können Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie den Verpflegemehraufwand als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Allerdings nur die Kosten, die Ihr Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet hat.
Die reinen Übernachtungskosten können Sie auch steuermindernd geltend machen. Weil es dafür keine Pauschbeträge gibt, müssen Sie aber Belege dafür haben.