Sie werden auf Geschäftsreise geschickt und haben noch relativ wenig Erfahrung mit der Planung und dem Ablauf derselbigen? Dieser Ratgeber führt sie unkompliziert durch alle wichtigen Punkte und gibt Ihnen wertvolle Tipps, damit Ihre Geschäftsreise pannenfrei und entspannt ist. Zusätzlich stellen wir Ihnen eine praktische Checkliste zum Abhaken zum Download bereit.
Vorausschauende Planung
der Geschäftsreise
Eine Geschäftsreise braucht eine gute Planung. Buchen Sie frühzeitig für die beste Auswahl an Unterkünften und Verkehrsmitteln. Stellen Sie unbedingt auch die benötigten Dokumente rechtzeitig zusammen, um sich Ärger, Express-Zuschläge und sonstige Unannehmlichkeiten zu ersparen, die zum Beispiel ein abgelaufener Reisepass mit sich bringen würde.
| Was | Auslandsreise | Inlandsreise |
|---|---|---|
| Visa beantragen | X | |
| Flug / Bahn buchen | X | X |
| Übernachtung buchen | X | X |
| Mietwagen organisieren | X | |
| Lokale Landeswährung | X |
Allgemeine Vorbereitungen
Solange Ihre Reise im Inland stattfindet, ist der Aufwand überschaubar. Überschreiten Sie aber die Landesgrenze, wird’s ein wenig aufwändiger. Informieren Sie sich frühzeitig über die Einreisevorschriften. In den Zeiten von Covid-19 sind diese oftmals komplizierter als früher.
Persönliche Dokumente zusammenstellen
Je nachdem, wohin Sie Ihre Reise führt, benötigen Sie unterschiedliche Dokumente. Neben Ausweisdokumenten (Reisepass/Personalausweis) kann dies einen internationalen Führerschein umfassen, aber auch Impfnachweise (neben Covid zum Beispiel auch Gelbfieber oder Polio).
Visa
Mit deutschem Reisepass bereisen Sie viele Länder visafrei/per Visa on arrival. Andernfalls müssen Sie bei der Botschaft/im Konsulat ein Visum beantragen. Auch in Ländern, die für Tourismus-Besuche kein Visum verlangen, kann dies für Geschäftsreisen durchaus nötig sein. Informationen finden Sie beim Auswärtigen Amt oder der Botschaft des Landes.
Transportmittel : Auto, Flug, Bahn
Wie kommen Sie von A nach B? Je weiter Sie reisen, desto eher wird das Flugzeug das Mittel der Wahl sein. Reisen Sie innerdeutsch oder in ein angrenzendes Land, könnte aber auch eine Anreise per Zug oder sogar mit dem PKW in Frage kommen. Denken Sie auch an die Weiterreise, sollten Sie doch den Flieger nehmen.
Mietwagen organisieren
Wollen Sie direkt am Flughafen einen Mietwagen nehmen? Oder bereits zu Hause damit losfahren? Es lohnt sich, ein passendes Modell zu reservieren, um sicherzugehen, dass ein entsprechendes Fahrzeug verfügbar ist. Denken Sie auch daran, dass Sie für die Kaution in der Regel eine Kreditkarte benötigen.
Lokale Landeswährung
Informieren Sie sich, ob Sie vorab Geld wechseln müssen, ob es am Flughafen Geldautomaten gibt und welche Gebühren bei Ihrer Bank für Auslandsabhebungen anfallen. Überprüfen Sie vorab den Wechselkurs, um die angebotenen Kurse bei Geldwechselstuben einschätzen und die Preise im Zielland umrechnen zu können.
Welche persönlichen Dokumente brauchen Sie für Ihre Geschäftsreise?
Um nicht unter Zeitdruck zu geraten, sollten Sie rechtzeitig Ihre Dokumente zusammenstellen. Überprüfen Sie die Gültigkeit Ihres Reisepasses/Personalausweises (für manche Länder müssen diese Dokumente noch 6 Monate über die Einreise hinaus gültig sein), ob bzw. welche Impfungen nötig sind, ob Sie einen (internationalen) Führerschein brauchen und wie Sie krankenversichert sein werden.
| Was | Auslandsreise | Inlandsreise |
|---|---|---|
| Personalausweis | X | X |
| Reisepass | X | |
| Auslandkrankenschein | X | |
| Auslandversicherung | X | |
| Führerausweis | X | X |
| Impfpass / Impfungen | X |
Tipps für die Auslandreise
Je nach Reiseland kann es große kulturelle Unterschiede zu Deutschland geben. Informieren Sie sich vorab über die dortigen Gepflogenheiten, um Fettnäpfchen zu vermeiden. Das Auswärtige Amt ist, wie auch für die benötigten Reisedokumente sowie Einreise- und Zollbestimmungen und die Sicherheitslage, die erste Anlaufstelle. Darüber hinaus können Reiseführer einen guten Überblick bieten.
Geschäftsreise: Planung und Organisation im Betrieb
Checkliste für die Abwesenheit im Betrieb:
- Vertretung bestimmen
- Vollmachten ausstellen
- Entscheidungsbefugnisse absprechen
- Erreichbarkeit sicherstellen
- Telefon/E-Mail auf Abwesenheit umstellen
Klären Sie vor der Abreise, wer Sie vertritt und welche Aufgaben diese Person für Sie übernimmt. Besprechen Sie, in welchen Bereichen Ihre Vertretung befugt ist, Entscheidungen zu treffen und wo sie mit Ihnen Rücksprache halten muss. Sollten Sie weiter weg sein, denken Sie an die Zeitverschiebung und wer wann erreichbar ist. Eventuell müssen Sie auch eine Telefonumleitung einrichten und ihre eingehenden E-mails weiterleiten.
Geschäftsreise planen – Diese Hacks sollten Sie kennen
Unsere wichtigsten Reisetipps, damit Sie frisch, ausgeruht und bestens ausgestattet am Ziel ankommen.
Arbeitszeiten
Ihre Arbeitseinsätze im Rahmen ihrer Dienstreise gelten selbstverständlich als Arbeitszeit.
Das gehört ins Handgepäck:
Tipps für den Koffer:
Tipps für einen entspannten Flug:
Sicherheit auf Geschäftsreise
Heutzutage verlassen wir uns fast ausschließlich auf unser Handy. Als Allround-Gadget finden sich hier Flugtickets, die Adresse der Unterkunft, eine Navigations-App, unsere Banking-Software sowie unsere sämtlichen Kontaktdaten. Doch was machen wir, wenn die Technik mal streikt oder unser Handy gar abhanden kommt? Für diesen Fall sollten Sie unbedingt vorsorgen.
Diese Informationen sollten Sie zusätzlich im Papierformat dabei haben
- Die wichtigsten Telefonnummern inklusive Notfall- und Sperrnummern (Handy, Kreditkarten)
- Name und Adresse der Unterkunft
- Stadtplan
- Kleines Wörterbuch
- Kopie des Reisepasses (die natürlich an anderer Stelle aufbewahrt werden sollte als das Original)
Bewahren Sie digitale Kopien Ihrer Dokumente zusätzlich online auf (in Ihrer Cloud oder in Ihrem E-Mail-Postfach), um im Falle eines Verlusts noch auf die Daten zugreifen zu können.
Damit Sie auch bei Diebstahl oder Verlust zahlungsfähig bleiben, sollten Sie auf unterschiedliche Zahlungsmittel setzen, die Sie an verschiedenen Orten und in verschiedenen Taschen aufbewahren. Je nach Reiseland kann sogar ein Alibi-Portemonnaie mit einer geringen Bargeldsumme sinnvoll sein, das Sie bei einem Diebstahl sorglos abgeben können.
Nachbereitung der Geschäftsreise
Nach der Geschäftsreise warten noch einige Aufgaben, um diese erfolgreich abzuschließen. Damit es hinterher keine Komplikationen gibt, sollten Sie bereits im Vorfeld klären, wie die Dienstreise abgerechnet wird (über die Steuer oder über den Arbeitgeber) und welche Quittungen Sie hinterher benötigen und dementsprechend während der Reise sammeln sollten.
Alle wichtigen Infos finden Sie in diesem Blogartikel zusammengefasst
Nach der Rückkehr übernehmen Sie nun auch wieder Ihre üblichen Aufgaben, sollten also eine Übergabe mit Ihrer Vertretung vereinbaren, Vollmachten zurückziehen sowie Telefon- und E-Mail-Umleitungen wieder aufheben.
Zum Nachbearbeiten gehören auch das Sichten der Unterlagen, das Einpflegen neuer Kontakte sowie versprochene Mails mit Informationen oder Dokumenten zu verschicken.
Außerdem ist es Zeit, Bilanz zu ziehen. Haben Sie Ihre Ziele erreicht und können die Geschäftsreise als Erfolg verbuchen? Welche Learnings ergeben sich für zukünftige Reisen?
Dienstreise Checkliste
Wir haben Ihnen zur Gedankenstütze nochmals alle wichtigen Dinge als Erinnerungshilfe aufgeführt.