Die nächste Geschäftsreise steht an und die Vorbereitung ist bereits in vollem Gange? Dann kennen Sie sicherlich das folgende Gefühl: Der Koffer ist bereits halb gepackt, diverse Termine stehen im Kalender und trotzdem nagt das Gefühl an einem, etwas Wichtiges vergessen zu haben.
Mit einer umfassenden Checkliste für Geschäftsreisende lässt sich dieses Empfinden vermeiden oder wenigstens reduzieren. In unserem heutigen Beitrag führen wir Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Phasen Ihres nächsten Business-Trips. Praktische Übersichten und hilfreiche Tipps aus der Reisepraxis gibt es kostenlos dazu.
Geschäftsreisen-Checkliste: Was vor der Abreise geklärt sein muss
Beginnen Sie mindestens eine Woche vor dem ersten Reisetag mit der Vorbereitung, bei einem Auslandsaufenthalt sollten Sie hingegen noch mehr Zeit einplanen. Je mehr Punkte Sie frühzeitig abhaken können, desto entspannter verlaufen die Tage vor der Geschäftsreise und der Aufenthalt selbst. Die Checkliste für eine Dienstreise lässt sich dabei in grundsätzlich zwei Bereiche aufteilen. Dazu zählen organisatorische Maßnahmen auf Unternehmensebene und Ihre persönliche Vorbereitung.
Betriebliche Vorbereitung: Was im Unternehmen vorab geregelt sein muss
Reisegenehmigungen, Dienstreiseanträge und die Abstimmung mit dem Team kosten Zeit. Planen Sie diese Schritte frühzeitig ein, damit kurz vor der Abreise kein unnötiger Stress entsteht.
Genehmigung einholen: Stellen Sie den Dienstreiseantrag frühzeitig und holen Sie die Freigabe Ihres Vorgesetzten ein.
Termine fixieren: Stimmen Sie Meetings mit Geschäftspartnern ab und erstellen Sie einen Ablaufplan für die Reisetage.
Transport und Unterkunft buchen: Reservieren Sie Bahn, Flug oder Mietwagen sowie die passende Unterkunft so früh wie möglich.
Vertretung regeln: Bestimmen Sie eine entscheidungsfähige Person, übergeben Sie laufende Aufgaben und richten Sie Abwesenheitsnotiz sowie Telefonumleitung ein.
Reiserichtlinien lesen: Prüfen Sie, welche Kosten Ihr Unternehmen erstattet und welche Obergrenzen für Übernachtung und Verpflegung gelten.
Visum und A1-Bescheinigung beantragen: Klären Sie rechtzeitig, ob für Ihr Reiseziel ein Visum oder bei EU-Aufenthalten eine A1-Bescheinigung erforderlich ist.
Impfschutz und Gesundheit prüfen: Informieren Sie sich bei Auslandsreisen über erforderliche Impfungen und aktuelle Einreisebestimmungen beim Auswärtigen Amt.
Versicherungsschutz sicherstellen: Prüfen Sie, ob Reisegepäck-, Reiserücktritt- und Auslandskrankenversicherung ausreichend abgedeckt sind.
Finanzielles: Spesen, Pauschalen und Abrechnung vorab klären
Bei Dienstreisen können Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten steuerlich abgesetzt werden. Stimmen Sie vor der Abreise mit Ihrem Vorgesetzten ab, wie Ihr Unternehmen die Abrechnung handhabt.
Spesen: Klären Sie, welche Ausgaben über die Firmenkreditkarte gedeckt werden und welche Sie privat vorstrecken und einreichen.
Pauschalen: Ab acht Stunden Abwesenheit gilt in Deutschland eine Verpflegungspauschale von 14 Euro, ab 24 Stunden 28 Euro (Stand 2026).
Zahlungsmittel: Organisieren Sie bei Auslandsreisen die lokale Währung vorab und prüfen Sie, ob Ihre Kreditkarte und EC-Karte im Zielland akzeptiert werden.
Belegsystem: Installieren Sie eine Geschäftsreise-App oder stellen Sie eine Belegmappe bereit und erfassen Sie Quittungen von Beginn an lückenlos.
Packen für die Geschäftsreise: Checkliste nicht vergessen
Das Gepäck nach Kategorien aufzuteilen ist bei mehrtägigen Aufenthalten die zuverlässigste Methode, um nichts zu vergessen. Nachfolgend finden Sie daher eine vollständige Checkliste für Dienstreisende, an der Sie sich orientieren können.
Reisedokumente: Das darf im Handgepäck nicht fehlen
Legen Sie alle Dokumente in eine Mappe oder ein eigenes Fach im Handgepäck. Dadurch haben Sie bei Kontrollen und Terminen wichtige Unterlagen sofort zur Hand, ohne lange im Gepäck kramen zu müssen.
Ausweis oder Reisepass: Prüfen Sie die Gültigkeit vorab. Bei Auslandsreisen sollten Ihre Ausweisdokumente bestenfalls mindestens sechs Monate Restlaufzeit haben.
Visum und A1-Bescheinigung: Führen Sie diese Dokumente ausgedruckt mit, falls diese für Ihr Reiseziel erforderlich sind.
Buchungsbestätigungen: Speichern Sie Flug, Zug, Mietwagen und Unterkunft digital und drucken Sie ggf. eine Kopie aus.
Führerschein: Packen Sie Ihre Fahrerlaubnis ein, für den Fall, dass Sie vor Ort ein Fahrzeug mieten möchten. Bei Auslandsreisen ist es ggf. erforderlich, einen internationalen Führerschein zu beantragen.
Krankenversicherungskarte: Führen Sie die Karte unbedingt mit, auch bei Reisen innerhalb Deutschlands.
Terminunterlagen: Drucken Sie Präsentationen, Angebote und Verträge aus oder speichern Sie diese offline auf dem Laptop.
Technik-Checkliste für Geschäftsreisen: Ausstattung, die nicht fehlen darf
Ein vergessenes Ladekabel oder ein leerer Akku kurz vor dem Kundentermin sind ärgerlich. Um dieser Situation zu entgehen, empfehlen wir, die nachfolgende Checkliste am Vorabend der Dienstreise in Ruhe durchzugehen.
Laptop und Ladekabel: Laden Sie das Gerät vollständig auf und legen Sie das Ladekabel direkt ins Gepäck, bevor Sie das Büro verlassen.
Smartphone und Headset: Stellen Sie sicher, dass beide Geräte für Telefonkonferenzen und die Erreichbarkeit unterwegs einsatzbereit sind.
Powerbank: Packen Sie eine leistungsstarke Powerbank ein. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Ihnen lange Reisetage ohne feste Steckdose bevorstehen.
Reiseadapter: Informieren Sie sich vorab über den Steckdosenstandard am Zielort und nehmen Sie bei Bedarf einen passenden Adapter mit.
Kopfhörer: Im Zug oder Flieger lässt sich mit Kopfhörern konzentrierter arbeiten und besser abschalten.
WLAN-Gerät oder SIM-Karte: Klären Sie vorab, wie Sie im Ausland zuverlässig ins Internet kommen, um teuren Roaminggebühren zu entgehen.
Kleidung und persönlicher Bedarf: Das gehört in den Koffer
Wie so oft gilt auch beim Packen für die Dienstreise: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Wie viel Bekleidung Sie benötigen, hängt einerseits vom Anlass und andererseits auch von der Länge Ihres Aufenthalts ab.
Businesskleidung: Planen Sie anlass- und wettergerecht, und greifen Sie zu knitterarmen Materialien, die auch nach einem langen Reisetag noch ordentlich aussehen.
Freizeitkleidung: Vergessen Sie die Abendgarderobe nicht. Nach langen Termintagen brauchen Sie selbstverständlich auch bequeme Kleidung.
Sportkleidung: Planen Sie bei längeren Aufenthalten bewusst Trainingszeiten ein. Im Hotelzimmer oder Apartment lassen sich Workouts mit etwas Kreativität hervorragend umsetzen. Schwimmzeug oder ein Gym-Outfit nehmen zudem kaum Platz im Koffer weg.
Notfallkleidung: Legen Sie ein sauberes Hemd oder eine Bluse ins Handgepäck, falls Ihr Koffer auf dem Weg verloren gehen sollte.
Toilettenartikel: Achten Sie bei Flugreisen auf die 100-ml-Regel im Handgepäck und verwenden Sie Reisegrößen.
Reiseapotheke: Führen Sie Ihren persönlichen Bedarf an Medikamenten immer mit. Bei Auslandsreisen können Sie sich in der Apotheke eine länderspezifische Reiseapotheke zusammenstellen lassen.
Auf der Reise: Zeit unterwegs sinnvoll nutzen
Auch während der Dienstreise gibt es einige Gewohnheiten, die den Ablauf deutlich angenehmer machen und Ihnen später bei der Abrechnung jede Menge Zeit sparen.
Zeitpuffer einplanen: Kalkulieren Sie bei Flugreisen und unbekannten Strecken großzügig. Verspätungen, gerade auch bei öffentlichen Verkehrsmitteln, sind keine Seltenheit.
Digitale Tickets nutzen: Speichern Sie Boardkarten und Buchungsbestätigungen auf dem Smartphone, das spart Zeit an Schaltern und im Check-in.
Belege sofort erfassen: Fotografieren Sie Quittungen direkt nach der Zahlung oder erfassen Sie diese in einer App, damit keine Nachweise verloren gehen.
Wartezeiten nutzen: Bearbeiten Sie E-Mails, bereiten Sie den nächsten Termin vor oder gönnen Sie sich eine kurze Pause.
Erholung einplanen: Feste Schlafzeiten und maßvolle Abendprogramme halten Sie fit für die nächsten Termine und erhöhen Ihre Schlafqualität.
Zurück im Büro: Checkliste für die Zeit nach der Dienstreise
Auch, wenn Sie bereits zurück in der Heimat sind, gilt eine Dienstreise erst dann als abgeschlossen, wenn die Reisekostenabrechnung eingereicht und die vereinbarten Follow-ups verschickt sind. Das mag nach wenig Aufwand klingen, gerät im stressigen Arbeitsalltag aber schnell in den Hintergrund. Nehmen Sie sich direkt nach Ihrer Rückkehr, am besten noch auf der Heimreise, kurz Zeit für die nachfolgenden To-dos.
Abrechnung einreichen: Reichen Sie die Reisekostenabrechnung so schnell wie möglich ein. Ordnen Sie dafür auch alle gesammelten Belege und fügen Sie diese vollständig bei.
Kontakte übertragen: Tragen Sie neue Geschäftskontakte sofort ins CRM ein, solange die Gespräche noch frisch in Erinnerung sind.
Follow-ups verschicken: Schreiben Sie Dankesmails an Ihre Gesprächspartner und fassen Sie vereinbarte nächste Schritte schriftlich zusammen.
Feedback teilen: Geben Sie Ihrem Vorgesetzten oder Teamleiter eine kurze Rückmeldung, was gut lief und was sich für die Organisation der nächsten Geschäftsreise verbessern lässt.
Büro reaktivieren: Deaktivieren Sie die Abwesenheitsnotiz, setzen Sie die Telefonumleitung zurück und nehmen Sie Ihre Arbeit wieder auf.
